Elektronische Akte

Die Kommunikation über elektronische Medien oder Online-Kanäle ist heute eine Selbstverständlichkeit. Eine moderne Verwaltung sollte ihren Bürgerinnen und Bürgern daher ebenfalls ermöglichen, einen Großteil der Behördengänge online erledigen zu können. Ein wichtiges digitales Puzzleteil ist dabei die Aktenbearbeitung in der Berliner Verwaltung, die komplett in die Online-Welt übersetzt werden wird. Damit folgt Berlin den Vorgaben der EU und dem Bund und trägt seinen Teil zur Digitalisierung der Verwaltung bei. Das Berliner E-Government-Gesetz verpflichtet Berliner Behörden, Akten ab 2023 ausschließlich elektronisch zu führen. Das IT Dienstleistungszentrum Berlin besitzt in diesem Sektor bereits 10 Jahre Erfahrung, unterstützt die Ämter bei der Einführung und Umsetzung und bindet dabei bis zu 80.000 Arbeitsplätze an die sogenannte E-Akte an. Diese elektronische Akte muss alle Eigenschaften und Anwendungsfälle des klassischen Aktenordners digital nachbilden. Auch der Umgang mit Akten und die Wege, die sie innerhalb der Verwaltung nehmen können, zählen dazu.

Im Vergleich zur papiergebundenen Aktenführung spart die E-Akte natürliche Ressourcen und Lagerfläche für die Aktenbestände. Zudem können Mitarbeitende der Verwaltung immer auf die aktuellsten Dokumente und einheitliche Arbeitsstände zugreifen – und das über alle Abteilungen hinweg. Auch die Ersparnis bei Zeit und Kosten wird aufgrund der einfachen Handhabung des Systems und dem geringen Realisierungsaufwand erheblich sein.

Heften, Weiterreichen, Unterschreiben, Kommentieren, Stempeln – manuelle Tätigkeiten, die digital ersetzt werden. Daher besteht die E-Akte aus drei wesentlichen Teilen:

• Ein Dokumentenmanagementsystem, das sicherstellt, dass alle relevanten Unterlagen auch einem Verwaltungsvorgang zugeordnet werden und vor Manipulationen geschützt sind.
• Ein Vorgangsbearbeitungssystem, das dafür sorgt, dass Mitarbeitende je nach Zuständigkeit und Instanz in den elektronischen Unterlagen arbeiten können.
• Ein System zur Langzeitspeicherung, um sicherzustellen, dass digitale Aktenbestände vorschriftsgemäß und sicher aufbewahrt werden.

Um die E-Akte erfolgreich in der Verwaltung einzuführen, unterstützt das ITDZ Berlin die Verwaltungen bei der Standardisierung des landesweiten Geschäftsprozessmanagements. Schließlich müssen bestehende IT-Anwendungen für diverse Fachverfahren die Daten mit der E-Akte austauschen können. Zudem lässt das ITDZ vorhandene Aktenbestände digitalisieren, um sie in die E-Akte zu überführen. Wie das heute schon erfolgreich funktioniert, zeigen rund 2.500 Nutzer, die bereits mit elektronischen Akten arbeiten. Dazu gehören Mitarbeitende des Rechnungshofs von Berlin, der Senatskanzlei sowie der Senatsverwaltungen für Inneres und Sport, Finanzen sowie Wirtschaft, Energie und Betriebe.