Hinweisgeberschutzgesetz

Zur Umsetzung des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen vom 31. Mai 2023 (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) hat das ITDZ Berlin eine interne Meldestelle eingerichtet.

Alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit mit dem ITDZ Berlin in Kontakt stehen, können sich mit Hinweisen im Anwendungsbereich des HinSchG an die interne Meldestelle wenden. Hierzu gehören beispielsweise Verstöße im Bereich des Arbeitsrechts und des Gesundheitsschutzes, des Straf- und Vergaberechts sowie verschiedener europarechtlicher Vorschriften (Details siehe HinSchG).

Die Aufgaben der internen Meldestelle werden beim ITDZ Berlin vom Justiziariat (Fachbereich US 2 „Recht und Compliance“ in der Unternehmenssteuerung) wahrgenommen. Die Mitarbeitenden des Justiziariats sind in Bezug auf ihre Tätigkeit als interne Meldestelle nicht weisungsgebunden und verfügen über die notwendige Fachkunde sowie die erforderlichen Befugnisse zur Wahrnehmung dieser Aufgabe.

Zur Wahrung der Vertraulichkeit erfolgen die Meldungen nach dem HinSchG nicht direkt an das Justiziariat. Mit dem Betrieb der Kanäle, über die Meldungen nach dem HinSchG erfolgen können (Meldekanäle), ist eine Rechtsanwaltskanzlei beauftragt. Hierdurch wird auf Wunsch auch die Anonymität der hinweisgebenden Person sichergestellt.

Diese Meldekanäle stehen Beschäftigten, Lieferanten und Kunden des ITDZ Berlin wie auch sonstigen Dritten offen. Hinweise können schriftlich, per E-Mail und per Fax sowie zu den Geschäftszeiten auch telefonisch oder – nach vorheriger Terminvereinbarung –persönlich in den Räumen der Kanzlei in Berlin gegeben werden:

Interne Meldestelle des ITDZ Berlin, c/o

Tsambikakis & Partner Rechtsanwälte mbB
Schlüterstr. 39
10629 Berlin

Mail: hinweise@tsambikakis.com
Tel: +49 (0)30 / 92 109 44 – 20
Fax: +49 (0)30 / 92 109 44 – 22

Im Interesse einer zügigen Bearbeitung des Hinweises und zur Vermeidung unnötiger Rückfragen bitten wir darum, den Hinweis bzw. den zugrunde liegenden Sachverhalt hinreichend genau zu formulieren und zu schildern.

Die Rechtsanwaltskanzlei nimmt den Hinweis entgegen und versendet eine entsprechende Eingangsbestätigung. Sie stimmt mit der hinweisgebenden Person ab, ob diese gegenüber der internen Meldestelle des ITDZ Berlin anonym bleiben möchte. In diesem Fall wird die Meldung entsprechend anonymisiert. Die Identität der hinweisgebenden Person wird dem ITDZ Berlin dann zu keinem Zeitpunkt mitgeteilt. Die Rechtsanwaltskanzlei unterliegt der anwaltlichen Schweigepflicht zugunsten der hinweisgebenden Person.

Der Hinweis wird anschließend, ggf. bereinigt um die Identität der hinweisgebenden Person, an die interne Meldestelle des ITDZ Berlin zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Der Datenaustausch zwischen der Rechtsanwaltskanzlei und der internen Meldestelle des ITDZ Berlin erfolgt dabei über einen elektronischen Kommunikationskanal, auf den nur die Mitarbeitenden der Rechtsanwaltskanzlei sowie der internen Meldestelle des ITDZ Berlin Zugriff haben.

Wenn die hinweisgebende Person anonym bleiben möchte, führt die Rechtsanwaltskanzlei auch die gesamte Korrespondenz; dabei fungiert sie als Bote zwischen der hinweisgebenden Person und der internen Meldestelle des ITDZ Berlin.

Die interne Meldestelle des ITDZ Berlin wird in Bezug auf den Hinweis die nach dem HinSchG gebotenen Maßnahmen ergreifen. Sie wird alle Hinweise vertraulich behandeln, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Jede Meldung wird im Einklang mit den Vorgaben des HinSchG dokumentiert. Selbstverständlich werden dabei alle Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit beachtet.

Wenn ein Hinweis – und sei es nur in Teilen – die interne Meldestelle selbst oder den Fachbereich US 2 „Recht und Compliance“ des ITDZ Berlin betrifft, übernimmt die Rechtsanwaltskanzlei alle Aufgaben der internen Meldestelle nach dem HinSchG. Sie ermittelt den Sachverhalt und führt Ermittlungen nach Rücksprache und in Zusammenarbeit mit dem Vorstand des ITDZ Berlin durch.

Neben der internen Meldestelle des ITDZ Berlin besteht auch die Möglichkeit, sich an die zuständigen Behörden oder Meldestellen beim Bund oder der Europäischen Union zu wenden. In diesem Zusammenhang sei insbesondere auf die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz hingewiesen.