Der Digitale Antrag – effizient, einheitlich, berlinweit

Seit 2020 steht Berliner Behörden ein moderner Service zur Verfügung: der Basisdienst Digitaler Antrag (BDA). Er ermöglicht die Umwandlung bisher analoger Formulare in digitale Anträge. Damit steigt der Komfort für die Berlinerinnen und Berliner erheblich, denn viele Anliegen können direkt online erledigt werden und der Gang zum Amt entfällt. Den Service für die digitale Verfahrensabwicklung bietet das ITDZ Berlin gemeinsam mit der Senatskanzlei berlinweit für rund 100 Behörden.

Über 1 Million Anträge und der technische Betrieb aus den sicheren Händen des ITDZ Berlin

Seinen Auftakt hatte der Digitale Antrag am 2. März 2020 mit dem Inkrafttreten des Mietendeckels. Bereits damals konnten Entschädigungen online beantragt werden. Heute ist die Bandbreite deutlich größer: 148 Anträge wurden bisher digitalisiert und stehen bereits als Online-Version zur Verfügung, und die Nachfrage wächst kontinuierlich. Beantragt werden zum Beispiel Auskünfte aus dem Liegenschaftskataster, Geburtsurkunden, KiTa-Gutscheine und denkmalrechtliche Genehmigungen. Über eine Million Anträge haben Berlinerinnen und Berliner inzwischen digital ausgefüllt und versendet – Tendenz steigend.

Das ITDZ Berlin betreibt den BDA auf der zentralen PaaS-Plattform. Der Dienst bildet den gesamten Prozess ab – von der Auswahl des passenden Antrags im Service-Portal (service.berlin.de) über die Antragstellung bis zur erfolgreichen Übermittlung an das Fachverfahren. Mit einer nutzerfreundlichen, mobil optimierten Oberfläche werden Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen motiviert, ihre Anträge online einzureichen. So entfallen Wege und Wartezeiten. In Verbindung mit dem Service-Konto Berlin erfolgt die Antragstellung intuitiv und durchgängig digital.

Einheitliche „Fertigungsstraße“ für Anträge

Das Erfolgsmodell BDA basiert auf einem einheitlich strukturierten nutzerzentrierten Ansatz zur Digitalisierung von Verwaltungsanträgen. Ziel ist es, möglichst viele Verfahren nach einer Standardmethode nutzerfreundlich effizient in Online-Formulare umzuwandeln. So werden Formulare nicht nur digitalisiert, sondern aus Nutzerperspektive relativ einfach gestaltet. Dieser Prozess gleicht einer industriellen Fertigungsstraße: klar definierte Arbeitsschritte, eng verzahnte technische und organisatorische Aktivitäten – von der Konzeption über die Produktion bis hin zur Freigabe.

Zusammenarbeit zwischen Behörden und Senatskanzlei

Der Weg zum Digitalen Antrag folgt einem klar strukturierten Ablauf. Zunächst melden die Berliner Behörden ihren Bedarf bei der Geschäftsstelle Digitaler Antrag (BDA) in der Senatskanzlei. Dort werden die eingehenden Anforderungen gebündelt und nach Priorität geordnet, so dass besonders dringende oder häufig nachgefragte Verfahren zuerst digitalisiert werden können. Die Anbindung an Fachverfahren erfolgt anschließend in Eigenregie durch die Behörden.

Je nach Einsatz nutzt der Digitale Antrag zentrale Basisdienste: das Nutzerkonto Berlin mit Online-Ausweisfunktion, die BundID, das Unternehmenskonto sowie ePayment für Gebührenzahlungen.
Für die Bürgerinnen und Bürger selbst ist der Zugang denkbar einfach: Über das zentrale ServicePortal Berlin und die ServiceApp stehen alle Digitalen Anträge gebündelt und jederzeit zur Verfügung – transparent, übersichtlich und von überall aus erreichbar und sicher.

Eine Person hält ein Tablet mit einer Infografik zum digitalen Antrag. Darauf wird gezeigt, wie ein Papier- oder PDF-Antrag analysiert, modelliert und in ein Online-Formular für Bürgerinnen und Bürger übertragen wird.

Wie wird ein Antrag digital?

Am Anfang eines BDA steht ein klassischer Papier- oder PDF-Antrag. Zunächst wird er fachlich analysiert: Welche Angaben und Nachweise sind nötig, welche Prüfungen müssen erfolgen? Anschließend werden die erforderlichen Datenfelder und Prozessschritte in ein standardisiertes Modell überführt – inklusive Plausibilitätsprüfungen oder Pflichtfeldern.Parallel wird geprüft, wie sich Fachverfahren und Basisdienste wie ePayment, eID oder digitale Postfächer anbinden lassen. Am Ende entsteht ein interaktives Online-Formular, das Berlinerinnen und Berliner bequem über das Service-Portal Berlin oder die ServiceApp ausfüllen und einreichen können.