Positiver Leistungsdruck

bq. „Mit unseren beiden Druckstraßen für Endlosdruck sowie dem internen Kundenportal als neuer digitale Serviceschnittstelle setzen wir nun Druckaufträge der Verwaltung wesentlich schneller und flexibler um – und überzeugen zugleich potentielle Neukunden“, sagt Carola Stadermann, Leiterin des Druckzentrums des ITDZ Berlin

Soll noch einer sagen, dass Papier und Druckerzeugnisse in Zeiten der Digitalisierung nicht mehr zeitgemäß sind. Weit gefehlt. Die Kunst ist es eher, den Nutzen gedruckter Dokumente mit den Effizienzchancen digitaler Lösungen zu verbinden. Genau diese vielversprechende Kombination strebte das IT- Dienstleistungszentrum des Landes Berlin (ITDZ Berlin) an, als es die Modernisierung seines Druckzentrums in Auftrag gab.

„Wir waren mit unseren Kundenaufträgen vollständig ausgelastet und kamen an eine Kapazitätsgrenze“ erinnert sich Carola Stadermann, verantwortlich für die Leitung des Druckzentrums des ITDZ Berlin. „Entweder würden wir zukünftig Aufträge an externe Dienstleister übertragen – oder in die Effizienz und Modernisierung unserer eigenen Prozesse investieren.“ Die Entscheidung war schnell gefallen: Einige Produktionsprozesse und -strecken bedurften ohnehin eines technologischen Updates, sodass das ITDZ Berlin software- und hardwareseitig ein neues Kapitel aufschlug.

Im Druckzentrum des Unternehmens gehen diverse kommunale Dokumente über die Druckrolle und in den Briefumschlag: Strafzettel, Lohnbescheinigungen, Aufrufe zur Wahlbeteiligung, Bürgerinformationen und vieles mehr. Bisher wurden diese genau wie einige interne Dokumente der Berliner Behörden als einzelne Blätter und Formulare auf Laserdrucksystemen gedruckt. „Das geht mit einer modernen Infrastruktur auf dem neuesten Stand deutlich schneller, effizienter und komfortabler“, weiß Carola Stadermann. „Wir wollten erreichen, dass viele Dokumente als individualisierte Seriendrucke auf Blankopapier gedruckt werden – ganz ohne Formulare, ohne Vorlagen und ohne den entsprechenden Zeitaufwand. Diese Mission ist uns gelungen.“

Denn das ITDZ Berlin hat zwei vollständig neue Druckstraßen etabliert, auf denen derzeit rund 80 Millionen Seiten gedruckt werden. „Spannend ist für unsere Kunden, dass wir nun auch sehr große Druckvolumen in Farbe produzieren können. Darüber hinaus geht durch die Einführung eines Dokumentenverfolgungssystems in der anschließenden Kuvertierung keine Sendung mehr verloren.“, sagt Carola Stadermann. Doch die beste Technik hilft wenig, wenn die Abläufe dahinter nicht effizient ausgerichtet sind. Daher durchlaufen die Druckaufträge heute von der Datenübernahme bis zum Versand standardisierte und nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifizierte Prozesse.

Doch die beste Technik hilft wenig, wenn die Prozesse dahinter nicht effizient ausgerichtet sind. Daher stellte das Druckzentrum auch das Daten-Management vor dem eigentlichen Druck auf eine neue Stufe. Fortan können Behörden auf einem internen Portal ihre Daten hochladen und nach Freigabe die Produktion plus Versand selbst auslösen. Über 100 unterschiedliche Workflows und Varianten bildet die kundenfreundliche Software inzwischen ab – von der Auswahl des Mediums in Standardformaten über individuelle Formate bis zum fertigen Printprodukt. Was man also von mancher Online-Druckerei kennt, wird im Druckzentrum des ITDZ Berlin konsequent weitergeführt – nur eben exakt zugeschnitten auf die Bedürfnisse einer Behörde. Deren Wünsche IT-basiert zu erfassen, zu automatisieren und effizient umzusetzen – das ist der Weg des ITDZ Berlin.

„Mit unseren beiden Druckstraßen für Endlosdruck sowie dem internen Kundenportal als neuer digitale Serviceschnittstelle setzen wir nun Druckaufträge der Verwaltung wesentlich schneller und flexibler um – und überzeugen zugleich potentielle Neukunden“, freut sich die Fachbereichsleiterin. „Wir garantieren sehr gute Druckergebnisse durch erstklassige Leistung – da bekommt das Wort „Leistungsdruck“ eine ganz neue Bedeutung!“