ITDZ Berlin auf der Smart Country Convention

23.11.2018

Neben zwei Fachvorträgen war das ITDZ Berlin einer der Challenge-Geber beim Hackathon auf der Smart Country Convention.

Hackathon auf der SCC
Teilnehmer des Hackathons

Gesucht: Digitale Lösungen für deine Kommune

Am 20.11.2018 begann der 24 Stunden Hackathon geplant und durchgeführt von HackerStolz. Hierbei wurden unterschiedliche Challenges bereitgestellt, wovon eine Challenge vom ITDZ Berlin aufgestellt wurde.

“Der Hackathon war für mich ein ganz besonderes Highlight der Smart Country Convention. Dank der jungen kreativen Teilnehmer konnten wir neue und inspirierende Ideen zur weiteren Verbesserung der Terminbuchung im Land Berlin mitnehmen”, sagt Ines Fiedler, Vorständin des ITDZ Berlin und Jury Mitglied des SmartCountry Hacks

Die Challenge des ITDZ Berlin

„Smarter Bürger – Smarte Terminbuchung“
Wer kennt es nicht, wenn man einen Pass braucht oder sich ummelden möchte muss man teilweise lange Wartezeiten in Kauf nehmen. Termine sind nicht immer kurzfristig verfügbar. In Berlin besteht seit 2013 die Möglichkeit ganz bequem von zu Hause Termine zu buchen, wobei durch die starke Auslastung der Bürgerämter immer noch die Termine knapp sind.

Aus den zur Verfügung gestellten Daten sollten für die Bürgerinnen und Bürger die Wartezeiten für die verschiedenen Dienstleistungen und Standorte transparenter gemacht werden, damit mehr Planungssicherheit ermöglicht wird. Es lassen sich aus den Daten Muster ableiten, die in den Bürgerämtern für die Personal- und Urlaubsplanung genutzt werden können.

Es war von den Hackern eine Lösung gefragt, die Bürgerinnen und Bürgern eine intelligente Terminbuchung ermöglichen.

Die Problematik

Das durch das ITDZ Berlin entwickelte Zeitmanagementsystem (ZMS) wird durch die Mitarbeitenden der Bürgerämter mit Terminkapazitäten gefüllt. Diese werden anschließend den Bürgerinnen und Bürgern angeboten. Die teilweise sehr hohen Wartezeiten stellen eine Herausforderung dar und machen möglicherweise den Bürgern bei kurzfristigen Ereignissen, wie zu erneuernde Reisepässe, Hochzeiten und die Anmeldung eines gekauften Autos, einen Strich durch die Rechnung. Diese Überlastung ist je nach Bezirk, Dienstleistung und Zeitpunkt sehr unterschiedlich.

Zusatz-Challenge: „Nicht-Kommer“

Hier wurde ein weiteres Problem betrachtet, nämlich die Termine die nicht stattfinden, weil eine Bürgerin oder ein Bürger nicht zum vereinbarten Termin erscheint. Besonders interessant ist es, wie die Wahrscheinlichkeit erhöht wird, dass ein zuvor gebuchter Termin wahrgenommen wird oder zumindest rechtzeitig abgesagt wird, damit der Termin wieder freigegeben werden kann.